Segreteria della Presidenza, acquisti e gite

Si occupa dell’approvvigionamento di beni e servizi del nostro Istituto, quindi provvede ad effettuare gli acquisti per il fabbisogno della scuola, gestire le scorte di magazzino e aggiornare l’inventario.

Mantiene le relazioni con i fornitori.

Si occupa di aspetti organizzativi della scuola, come:

• gestione organizzativa viaggi d’istruzione e visite guidate, stesura incarichi (personale interno) dei docenti accompagnatori, comprese le richieste di CIG/CUP/DURC e tutti i controlli sui fornitori (si vedano Linee guida 4 dell’ANAC)
• gestione iscrizioni ai corsi per le certificazioni informatiche e linguistiche
• gestione borse di studio e sussidi agli studenti
• tenuta registro protocollo informatico
• circolari interne (compresa pubblicazione online sul sito web dell’Istituzione scolastica)
• gestione corrispondenza elettronica riferite agli indirizzi PEO e PEC (Posta Elettronica Certificata), nonché i residuali flussi analogici
• tenuta archivio cartaceo e archivio digitale
• tenuta e controllo pratiche relative a tutti i progetti da realizzare nell’ambito del PTOF
• convocazione organi collegiali
• gestioni circolari scioperi e assemblee sindacali e inserimento docenti aderenti nel sistema delle “sostituzioni on-line”
• collaborazione con la Segreteria dell’area didattica
• gestione istanze di accesso agli atti Legge 241/1990
• gestione istanze di accesso civico (FOIA)
• gestione istanze di accesso generalizzato (FOIA)
• de-certificazione
• gestione archivio analogico
• gestione procedure per l’archiviazione digitale
• gestione procedure per la conservazione digitale presso l’ente conservatore
• adempimenti connessi con il D. Lgs. n. 33/2013 e D. Lgs. n. 97/2016 in materia di Amministrazione trasparente
• pubblicazione degli atti di propria competenza nella sezione “Pubblicità legale Albo online”.

Si occupa, poi, del coordinamento e del controllo delle procedure contabili e amministrative della scuola:

• sostituisce il DSGA in caso di assenza o impedimento (titolare seconda posizione economica)
• comunicazione dei guasti all’ente locale (Provincia e Comune) e tenuta del registro delle riparazioni ancora da effettuare
• cura e gestione del patrimonio
• tenuta dei registri degli inventari
• rapporti con i sub-consegnatari
• collaborazione con il DSGA e con il DS per l’attività istruttoria, esecuzione e adempimenti connessi alle attività negoziali per gli acquisti di beni e servizi o per l’esecuzione di lavori
• distribuzione dei DPI (Dispositivi di Protezione Individuale) al personale ATA
• cura delle forniture relative alle cassette di primo soccorso
• tenuta dei registri di magazzino
• carico e scarico dall’inventario
• richieste CIG/CUP/DURC
• controlli sui fornitori in base alle Linee guida 4 dell’ANAC
• acquisizione richieste d’offerta
• redazione dei prospetti comparativi
• gestione delle procedure negoziali comprese quelle svolte sul MEPA (Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione)
• emissione degli ordinativi di fornitura, compresi gli ODA (Ordini Diretti di Acquisto), anche in adesione alle convenzioni CONSIP, se attive
• carico e scarico materiale di facile consumo
• gestione delle procedure connesse con la privacy
• distribuzione prodotti di facile consumo agli uffici e ai docenti
• distribuzione dei prodotti di pulizia ai collaboratori scolastici
• pratiche relative agli acquisti
• anagrafe delle prestazioni da comunicare al Ministero della Funzione Pubblica
• gestione file xml Legge 190/2012 da inviare all’ANAC entro il 31 gennaio di ogni anno
• adempimenti connessi con il D. Lgs. n. 33/2013 e D. Lgs. n. 97/2016 in materia di Amministrazione trasparente.

Sono impiegate in questo ufficio la sig.ra Maria Teresa Caianiello e la sig.ra Lorella Beschi.